Rules & Regulations

Nepal Hostel Association(NeHA) – Code of Conduct

नोट: यी नियमहरू बाहेक प्रत्येक होस्टलका आफ्नै छुट्टै नियमहरू पनि हुन सक्छन्। थप जानकारीका लागि कृपया आफ्नो होस्टल व्यवस्थापनसँग सम्पर्क गर्नुहोला।

१. सम्पर्क फारम र परिचयपत्र: विद्यार्थीले अनिवार्य रूपमा अभिभावकको उपस्थिति वा मञ्जुरीनामा तत्काल सम्पर्क गर्ने फारम भर्नुपर्नेछ । फारम भर्दा अनिवार्य रूपमा फोटो, परिचय खुल्ने गरी Citizenship/License/ID Card को फोटोकपी संलग्न गर्नुपर्नेछ ।

२. समय व्यवस्थापन: कलेज/इन्स्टिच्युटको समयावधि बाहेकको सम्पूर्ण समयको व्यवस्थापन होस्टल व्यवस्थापन/प्रशासनले तोके अनुसार हुनेछ ।

३. अनुमति र बिदा: विद्यार्थीहरुले होस्टलदेखि बाहिर जानु परेमा होस्टल व्यवस्थापनको अनुमति लिई लग-बुक भर्नुपर्नेछ । राती बस्ने गरी तथा लामो समयको लागि जानु परेमा अभिभावकको अग्रिम अनुमति लिई बिदा फारम भरि जानुपर्नेछ ।

४. होस्टल प्रवेश समय: विद्यार्थीहरु जाडो महिनामा बेलुकी ६:३० बजे र गर्मी महिनामा बेलुकी ७:३० बजे भित्र होस्टल प्रवेश गरिसक्नुपर्नेछ ।

५. भेटघाट सम्बन्धी नियम: फारममा उल्लेखित गरिएका स्थानीय अभिभावक तथा बुबा आमालाई मात्र विद्यार्थी भेट्न अनुमति दिइनेछ । उच्च विशेष परिस्थितिमा होस्टल व्यवस्थापन / प्रशासनको अनुमति लिई भेट्न सकिनेछ ।

६. कोठामा आगन्तुक प्रवेश निषेध: पहिलो पटक विद्यार्थी भर्ना गर्दादेखि बाहेक कुनै पनि अभिभावक तथा आगन्तुकहरूलाई सिधै कोठामा लान पाइनेछैन ।

७. बहुमूल्य सामान र सुरक्षा: विद्यार्थीहरुले महङ्गा गरगहना, नगद तथा अन्य बहुमूल्य सामानहरु होस्टलमा राख्न पाइने छैन । राखेर हराएको खण्डमा होस्टल व्यवस्थापन जवाफदेही हुनेछैन ।

८. निषेधित कार्य र दुर्व्यसन: होस्टलमा विद्यार्थीहरुले मद्यपान, धुम्रपान, मादक पदार्थ, लागु औषध सेवन तथा फोहोर मैला र कानूनले निषेध गरेका गैरकानुनी क्रियाकलाप गर्न/गराउन पाइनेछैन । यदि गरेको पाइएमा होस्टल व्यवस्थापनले तुरून्त निष्कासन समेत गर्नसक्नेछ ।

९. भौतिक सम्पत्तिको सुरक्षा: होस्टलका भौतिक सम्पति तोडफोड गरेमा वा हानी नोक्सानी गरेको पाइएमा सोही महिनाको शुल्क र विगो अनुरूपको हर्जना शुल्क लिई निष्कासन समेत गर्नसकिनेछ ।

१०. शुल्क भुक्तानी र हर्जना: विद्यार्थीले अग्रिम मासिक शुल्क प्रत्येक महिनाको ५ गते भित्र बुझाई सक्नु पर्नेछ अन्यथा दैनिक रु. ५०/- का दरले हर्जना थप गरी ७ दिन भित्रमा बुझाउनु पर्नेछ । यसरी १५ दिनसम्म पनि नबुझाएमा होस्टल व्यवस्थापनले अन्तिम चेतावनी दिई निष्कासन समेत गर्न सकिनेछ ।

११. शान्ति सुरक्षा र अनुशासन: होस्टलमा हो-हल्ला, झगडा, अरुको कोठामा जाने, अरुको सामान चलाउने र अरु छरछिमेकलाई बाधा पुग्ने कुनै कार्य गर्न र गराउन पाइनेछैन । त्यस्तो भएमा निष्कासन समेत गर्न सकिनेछ ।

१२. निष्कासनमा शुल्क फिर्ता नहुने: बुँदा नं ८, ९, १० र ११ अनुरूप निष्कासित विद्यार्थीहरुले तिरेका कुनै पनि शुल्क र धरौटी रकम फिर्ता हुनेछैन ।

१३. खानाको तालिका: विद्यार्थीहरुलाई संस्थाको तालिका (Time and Menu) अनुसार खुवाइनेछ । तर बिरामी भएको अवस्थामा थोरै सुविधा दिन सकिनेछ ।

१४. लामो बिदामा शुल्क छुट: यदि विद्यार्थी लगातार १५ दिनभन्दा बढी होस्टलमा नरहेको खण्डमा (छुट्टिमा बसेमा) एक तिहाईको हिसाबमा मासिक शुल्क घटाइने छ (जस्तै: मासिक शुल्क x १/३ x १/३० x छुट्टिमा बसेको दिन) र यो सुविधा वर्षमा एक पटक मात्र पाइनेछ तर छोटो अवधिका (३ महिनासम्म) विद्यार्थीका हकमा भने यो नियम लागु हुनेछैन ।

१५. चाडपर्व बिदा: दशैं देखि छठ सम्म होस्टल बिदा हुनेछ । दसैं र तिहारको बीचमा पढाई हुने कलेज / इन्स्टिच्युटका लागि विद्यार्थी र होस्टल व्यवस्थापनको आपसी समझदारीमा हुनेछ । तर होस्टल व्यवस्थापन होस्टल सञ्चालन गर्न बाध्य हुनेछैन ।

१६. होस्टल छोड्ने पूर्व जानकारी: विद्यार्थीले होस्टल छोड्ने १५ दिन अगाडी नै होस्टल व्यवस्थापनलाई जानकारी गराउनु पर्नेछ, अन्यथा विद्यार्थीले राखेका धरौटी रकम लगायत कुनै पनि शुल्क होस्टल व्यवस्थापनले फिर्ता गर्न बाध्य हुनेछैन ।

१७. भर्ना शुल्क र बिचमा छोड्दाको नियम: भर्ना शुल्क बापत लिएको शुल्क कुनै पनि अवस्थामा फिर्ता हुनेछैन । साथै अकारणिक रूपमा पुरा महिना होस्टल बस्न नसक्ने भएमा दैनिक शुल्क होस्टल व्यवस्थापनले तोके बमोजिम हुनेछ ।

१८. दुर्घटना र भवितव्यमा जवाफदेही नहुने: कुनै पनि भवितव्य घटना जस्तै आत्महत्या, होस्टल बाहिर भएको समयमा बेपत्ता, सम्पर्क विहीन, सडक दुर्घटना, विद्यार्थीले भागेर विवाह गरेको खण्डमा होस्टल संचालक जवाफदेही हुनेछैन ।

१९. वार्षिक शुल्क वृद्धि: बजारमा हुने मूल्य वृद्धि, घर भाडा तथा मुद्रा स्फिती दरलाई मध्यनजर गर्दै वार्षिक रूपमा मासिक शुल्क वृद्धि हुनेछ ।

२०. समस्या समाधान र समन्वय: विद्यार्थीहरुलाई माथि उल्लेखित बाहेक केही समस्या परेमा होस्टल व्यवस्थापनसँग समन्वय गरी समाधानको उपाय अवलम्बन गर्न सकिनेछ ।

२१. अनिवार्य भर्ना फारम: विद्यार्थीले अनिवार्य रूपमा नेपाल होस्टल संघले जारी गरेको भर्ना फारम भर्नु पर्नेछ ।

Note: Individual hostels may have their own specific rules in addition to these guidelines. Please consult your hostel management for further details.

Admission & Identification: Students must mandatorily fill out the emergency contact form in the presence or with the consent of their guardian. When filling out the form, photographs and a photocopy of an identity-revealing document (Citizenship/License/ID Card) must be attached.
Time Management: The management of all time outside of college/institute hours will be as prescribed by the hostel management/administration.
Leave & Outing Permissions: If students need to leave the hostel premises, they must obtain permission from the hostel management and fill out the log-book. If they need to stay out overnight or go away for an extended period, they must obtain prior permission from their guardian and fill out a leave form.
Curfew Timings: Students must enter the hostel by 6:30 PM during the winter months and by 7:30 PM during the summer months.
Visitor Policy: Only the local guardians and parents mentioned in the admission form will be permitted to meet the student. Under highly exceptional circumstances, visits may be allowed with the permission of the hostel management/administration.
Room Visitors: Except for the first time the student is admitted, no parents or visitors are allowed to be taken directly to the room.
Valuables & Security: Students are not allowed to keep expensive jewelry, cash, or other valuable items in the hostel. If such items are kept and subsequently lost, the hostel management will not be held responsible.
Prohibited Substances & Activities: Students are prohibited from consuming alcohol, smoking, using drugs, littering, or engaging in any illegal activities prohibited by law within the hostel. If found doing so, the hostel management may expel them immediately.
Property Damage: If physical property of the hostel is vandalized or damaged, the management can expel the student, retaining the fee for that month and charging compensation equivalent to the damage caused.
Fee Payment & Fines: Students must pay the monthly advance fee by the 5th of every month. Otherwise, a daily fine of Rs. 50/- will be added, and the total must be paid within 7 days. If fees remain unpaid for 15 days, the hostel management may issue a final warning and proceed with expulsion.
Disturbances & Conduct: Making noise, fighting, entering others' rooms, using others' belongings, or engaging in activities that disturb neighbors is strictly prohibited. Engaging in such behavior can lead to expulsion.
Non-Refundable Fees on Expulsion: Any fees and deposit amounts paid by students expelled under points 8, 9, 10, and 11 will not be refunded.
Food & Dining Schedule: Students will be served food according to the institution's schedule (Time and Menu). However, minor accommodations may be provided in case of illness.
Long Leave Fee Deduction: If a student is absent from the hostel for more than 15 consecutive days (on leave), the monthly fee will be reduced by one-third (e.g., Monthly Fee x 1/3 x 1/30 x Days on Leave). This facility is available only once a year and does not apply to short-term students (staying up to 3 months).
Festival Holidays: The hostel will remain closed for holidays from Dashain to Chhath. For colleges/institutes conducting classes between Dashain and Tihar, arrangements will depend on mutual understanding between the student and hostel management. However, the management is not obligated to operate the hostel during this time.
Notice for Vacating: Students must notify the hostel management 15 days before vacating the hostel; otherwise, the management will not be obligated to refund any fees, including the security deposit.
Admission Fee & Mid-Term Departure: Admission fees will not be refunded under any circumstances. Additionally, if a student cannot stay for a full month without a valid reason, the daily fee applied will be determined by the hostel management.
Unforeseen Incidents & Liability: The hostel operator will not be held responsible for any unforeseen incidents, such as suicide, going missing outside hostel premises, loss of contact, road accidents, or if a student elopes to marry.
Annual Fee Increment: Considering market price hikes, house rent increases, and inflation rates, the monthly fee will be increased on an annual basis.
Dispute & Problem Resolution: If students face any issues other than those mentioned above, solutions can be sought in coordination with the hostel management.
Official Admission Form: Students must mandatorily fill out the admission form issued by the Nepal Hostel Association.

Questions or clarifications regarding these regulations?